1.7 排版常用视图
视图决定了屏幕中的文档以何种方式显示。在不同的视图环境下为用户提供了不同的工具。在对每一篇文档进行排版的过程中,可以根据当前正在进行的操作而切换到最适宜的视图环境,这样将更便于排版操作。在Word排版中最常用的两种视图是页面视图和大纲视图,虽然我们经常使用的文档结构图并非是Word认可的视图类型,但却在排版中拥有举足轻重的地位。
1.7.1 页面视图
在页面视图中可以看到文档中的每一页及其中包含的所有元素(前言、目录、正文、页眉、页脚、附录、索引等)。同时,页面视图完美呈现了文档打印时的外观,即通常所说的所见即所得,意为在屏幕上看到的是什么样,打印出来就是什么样(段落标记等各种编辑标记除外)。页面视图集浏览、编辑、排版于一体,是最直观、使用率最高的视图模式。使用下面两种方法可以切换到页面视图。
单击Word窗口底部状态栏中的【页面视图】按钮,如图1-21所示。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/72/52/CmQUOV-XjKmEbclNAAAAABp0Av8495601171.jpg?v=Ch0amMZf&t=CmQUOV-XjKk.)
图1-21 单击状态栏中的【页面视图】按钮切换到页面视图
单击功能区中的【视图】
【文档视图】
【页面视图】按钮,如图1-22所示。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/51/CmRabl-XjKmEEwu5AAAAANG3-Ow511110469.jpg?v=twpaGJu3&t=CmRabl-XjKk.)
图1-22 单击功能区中的【页面视图】按钮切换到页面视图
在默认情况下,页面视图中的两个页面之间会有一个空隙,如图1-23所示,这样可以明确区分各页面,但两页之间的内容在视觉上的联系不够紧密。如果希望在视觉上让两页中的相邻内容联系得更紧密,可以将鼠标移动到两个页面之间的空隙处,当鼠标形状变为
时双击,即可将两页合并在一起,如图1-24所示。Word会在两页之间加入一条粗线,以此区分不同的页面。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/51/CmRabl-XjKmEVtBnAAAAAAk86OA017517628.jpg?v=-AUlIZcO&t=CmRabl-XjKk.)
图1-23 页面视图中的两个页面之间包含空隙
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/72/03/CmQUOF-XjKmEYQOTAAAAANm_apo734318446.jpg?v=y1gPA1wx&t=CmQUOF-XjKk.)
图1-24 将两页合并在一起
1.7.2 大纲视图
大纲视图通常用于确定文档的整体结构,就像书籍中的目录一样。在大纲视图中可以输入并修改文档的各级标题,用于构思和调整文档的整体结构,完成后返回页面视图以编写文档的具体内容。进入大纲视图后,可以在功能区中的【大纲】
【大纲工具】中设置显示的标题级别,这样可以从不同级别浏览和编辑文档的结构。如图1-25所示为分别显示1~2级标题和1~3级标题的大纲视图。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/45/CmRaIV-XjKmEfq1qAAAAAGIJolM881846042.jpg?v=DwQmNkhx&t=CmRaIV-XjKk.)
图1-25 显示1~2级标题和1~3级标题的大纲视图
可以随时对不符合要求的标题级别进行调整。例如,可能根据最新要求需要将原来的大标题降级为下属的某级别标题。只需单击标题所在的行,然后在功能区中的【大纲】
【大纲工具】
【大纲级别】下拉列表中选择希望降级到的标题级别即可,如图1-26所示。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/51/CmRabl-XjKmEVQumAAAAAH1s4RM946163114.jpg?v=9gILxfLX&t=CmRabl-XjKk.)
图1-26 对标题级别进行降级
有些标题的左侧会显示一个+按钮,说明该标题包含子标题和/或正文内容,双击+按钮将展开该标题包含的所有子标题和正文内容,如图1-27所示。单击标题左侧的+按钮将选中该标题及其包含的所有内容。使用这种方法可以很容易删除指定的大范围内容。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/51/CmRabl-XjKmEcD3_AAAAANeIs8c372373184.jpg?v=W0Ex4b8o&t=CmRabl-XjKk.)
图1-27 展开某级标题下包含的内容
第16章介绍的主控文档也需要在大纲视图中进行操作。因此,大纲视图是除页面视图以外的重要工作环境。
1.7.3 文档结构图
在页面视图环境下工作时无法看到整个文档的结构,这样不利用对文档整体结构的把握。使用文档结构图可以很好地解决这个问题。不过文档结构图与前面介绍的页面视图和大纲视图不同,因为它并非Word中的真正视图环境,而仅仅为用户提供文档结构的导航,形式类似于书籍的目录。用户无法直接在文档结构图中修改标题内容,但可以通过单击文档结构图中的标题快速跳转到文档中的对应位置上。
在Word 2010/2013中将文档结构图更名为导航窗格,其实就是将几个功能整合到导航窗格里,其中一个功能是显示文档中的所有标题。选中功能区中的【视图】
【显示】
【导航窗格】复选框开启文档结构图,如图1-28所示,Word窗口左侧类似目录形式的内容即为文档结构图。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/45/CmRaIV-XjKmEJ4XXAAAAAIiu75U018253274.jpg?v=13qMzK18&t=CmRaIV-XjKk.)
图1-28 文档结构图
当右击文档结构图中的任意一个标题时,在弹出的菜单中显示了与该标题紧密相关的命令。某些命令与在大纲视图中的命令功能相同,例如【升级】、【降级】和【选择标题和内容】等。如果选择【显示标记级别】命令,在弹出的子菜单中可以选择要在文档结构图中显示的标题级别,如图1-29所示。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/45/CmRaIV-XjKmEROIUAAAAAOExLL8856161149.jpg?v=mKaLbpem&t=CmRaIV-XjKk.)
图1-29 控制文档结构图中显示的标题级别
虽然无法直接编辑文档结构图中的内容,但是可以控制文档结构图中标题的外观,比如字体及其大小。通过修改名为【文档结构图】的样式可以实现此目的。这里只介绍修改步骤,关于样式的具体内容请参考本书第8章。
Step 1
单击功能区中的【开始】
【样式】组右下角的对话框启动器,如图1-30所示,打开【样式】窗格。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/45/CmRaIV-XjKmEAADEAAAAAFH1AfI937242943.jpg?v=g4M6JZbf&t=CmRaIV-XjKk.)
图1-30 单击【样式】组中的对话框启动器
Step 2 单击【样式】窗格底部的【选项】超链接,如图1-31所示,打开【样式窗格选项】对话框。
Step 3 在【选择要显示的样式】下拉列表中选择【所有样式】选项,如图1-32所示,然后单击【确定】按钮。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/51/CmRabl-XjKmEWWn4AAAAAM7YGd8699409903.jpg?v=mKtC-OJZ&t=CmRabl-XjKk.)
图1-31 单击【选项】超链接
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/51/CmRabl-XjKmEQGP5AAAAAPoKMt8931464002.jpg?v=NQLSSltp&t=CmRabl-XjKk.)
图1-32 选择【所有样式】选项
Step 4 在【样式】窗格中找到并右击名为【文档结构图】的样式,在弹出
菜单中选择【修改】命令,如图1-33所示。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/45/CmRaIV-XjKmENMn8AAAAAJonGVU186585371.jpg?v=RqELW9p4&t=CmRaIV-XjKk.)
图1-33 右击【文档结构图】并选择【修改】命令
Step 5 在打开的对话框中选择新的字体和字号,完成后单击【确定】按钮。
此时可以看到 文档结构图 中的标题将以指定的字体格式显示。
1.7.4 切换文档显示比例
当需要查看文档某部分的细节或希望从整体上浏览文档版式布局时,需要设置适当的显示比例。可以使用Word窗口底部状态栏右侧的显示比例控件,通过拖动比例滑块可任意调整显示比例,单击
或
按钮每次将以10%的大小增大或减小显示比例。
按钮右侧的数字
是当前文档的显示比例,此数字是一个可以单击的按钮,单击它将打开【显示比例】对话框,其中包含了可以选择显示比例的选项。也可以单击功能区中的【视图】
【显示比例】
【显示比例】按钮打开这个对话框,然后从中选择预置比例或在【百分比】文本框中输入任意比例值,如图1-34所示。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/72/52/CmQUOV-XjKmEXhCNAAAAAO-ygzI283465924.jpg?v=RKMksIuq&t=CmQUOV-XjKk.)
图1-34 设置Word窗口的显示比例
相信很多人都遇到过这样的情况,在打开一个文档后,显示比例并非是100%,有可能是80%或更小,也有可能是150%或更大,文档显示的比例值取决于最后打开这个文档的用户在关闭文档前对文档进行编辑时所设置的显示比例大小。解决的方法是打开比例失控的文档,将比例改为适当的值,然后在文档结尾输入一个空格或按一次【Enter】键,最后保存并关闭这个文档。