1.1 Word的用途
提起Word,似乎很多人都对它不屑一顾。但是到目前为止,大多数用户仍然只使用了Word中的很少一部分功能。并非那些未被使用的功能毫无用处,而是人们没有掌握这些功能的用法,或者根本不知道还存在很多其他功能。因此,在人们心中对Word到底能够做什么有着千差万别的答案。
有的人简单地认为Word只能打打字,制作会议通知这样的简单文档;有的人觉得Word可以做一些简单表格,比如访客登记表;还有的人则认为Word只是一个比Windows记事本程序高级一点的文字编辑工具,用起来非常容易。那么使用Word到底可以完成哪些任务呢?
1.1.1 编写文字类的简单文档
Word最简单、最常见的用途是编写文字类文档,像通知书、公司规章制度等。这类文档通常只包含文字,而不包含图片或表格等其他类型的内容,如图1-1所示。这类文档结构比较简单,在排版操作上也是最容易完成的。
图1-1 文字类文档
1.1.2 制作表格类文档
表格类文档也是Word中常见的文档类型之一,最简单的表格文档类似于访客登记表,如图1-2所示。这类表格没有什么特别之处,四平八稳,中规中矩,根据需要创建指定行数和列数的表格,然后按顺序在表格中输入内容即可,不存在单元格合并与拆分或嵌套表格等问题。
图1-2 表格类文档
稍微复杂一些的表格是对某些单元格进行合并,从整体上看表格结构呈现不规则外观。如图1-3所示是一个包含了多个合并单元格的人员资料表,其中还包括了单元格内的文字对齐、单元格底纹,以及表格边框等格式的设置。
更复杂的表格是错行表格,在制作错行表格时需要一些技巧,具体内容请参考本书第6章。还可以在表格中包含另一个表格,即嵌套表格,利用嵌套表格并借助一些技巧是制作错行表格的一种不错的方法。另外,还可以对表格进行一些其他操作,比如对表格中的内容进行排序或计算表格中的数据。
图1-3 复杂表格的文档
1.1.3 制作图、文、表混排的复杂文档
复杂文档通常都不可能只包含文字,一般会由文字、表格、图片等多种不同类型的内容组成,如图1-4所示,在Word中可以对所有这些内容进行混合排版。对于像毕业论文或书籍这样的大型文档来说,可能还需要制作文档的目录和索引。
图1-4 图、文、表、混排的复杂文档
1.1.4 制作各类特色文档
使用Word还可以制作各类特色文档,下面列出了几种类型比较常见的文档:
制作名片。
制作奖状。
制作数学试卷。
制作信函和标签。
制作小型折页手册。
如图1-5所示是在Word中制作的名片。
图1-5 在Word中制作的名片