1.3 Word排版中的6大问题
这里总结了Word排版中最常见的6个问题,相信大多数的Word用户,无论是新手还是老手,都曾经遇到过这些问题。
1.3.1 文档格式太花哨
无论是Word文档排版,还是其他设计方面的内容,一个通用的原则就是简洁,换而言之就是指版面不宜太花哨。当一个版面包含太多格式时会让人觉得眼花缭乱,看起来不但异常凌乱,也非常不利于阅读。如图1-6所示的每一个段落都使用了一种不同的字体,而且每一段文字的颜色也不相同。其中,第1段文字还设置了加粗效果;第2段文字的字号为小四,同时设置了红色字体并设置了倾斜效果;第3段文字的颜色为蓝色并设置了下画线效果。这个版面给人整体的感觉就是杂乱无章,还透露出设计者缺乏专业水准。当然,列举的这个例子中的排版格式略微有点夸张,相信具有一般审美的人都不太可能把文档排成这个样子。
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图1-6 文档格式太花哨
1.3.2 使用空格键定位
在Word排版中最常见的问题之一是很多用户都在使用“无所不能”的空格键对文字进行定位。在汉语中每一个段落的第一行开头都有空两个字的习惯,很多人热衷于通过按几下空格键来对文字进行定位。这一操作看起来很方便、无所不能,然而在重新调整文档格式时就会变得非常棘手,因为空格的数量可能各不相同,这就导致在修改文档格式时必须逐一检查这些空格后再进行手工处理。如果使用正确的方法为段落设置缩进,则能够以逸待劳,免除日后维护格式的烦琐步骤,以及由此引发的一系列排版问题。
Tips
可能你已经忘记在排版中曾经按几下空格键了。没关系,可以让Word自动显示空格的位置及数量。单击【文件】
【选项】按钮,打开【Word选项】对话框,在【显示】选项卡中选中【空格】复选框,如图1-7所示。在Word 2003中需要单击菜单命令【工具】
【选项】,打开【选项】对话框,在【视图】选项卡中进行类似设置。也可以按【Ctrl+Shift+8】组合键显示包含空格在内的所有格式标记,该方法通用于Word各版本。
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图1-7 选中【空格】复选框
1.3.3 手工输入标题编号
很多Word文档中都会包含大量的编号,有的编号比较简单,像表示步骤1、2、3这样的顺序编号。而有的编号则比较复杂,分为好几层,同层编号格式相同,不同层编号格式不同,这类编号属于多级编号。随便翻开一本书,可以从目录中了解到多级编号的一般结构。如图1-8所示是一个多级编号的示例,其中包含了3个级别的标题,第一个级别是章的名称,以阿拉伯数字进行编号;第二个级别是节的名称,以“a.b”的格式进行编号,a代表当前章的序号,b代表当前节在该章中的流水号;第三个级别是小节的名称,以“a.b.c”的格式进行编号,其原理与节编号类似。
![](https://book.img.zhangyue01.com/group61/M00/72/51/CmQUOV-XjKWENENvAAAAADolhV4769535354.jpg?v=2q7r4fzC&t=CmQUOV-XjKU.)
图1-8 一个多级编号的示例
对于有一定Word使用经验的用户来说,他们会利用Word提供的自动编号功能制作单层编号。但对于像书籍目录这样的多级编号,很多用户可能会觉得难以应付,在尝试失败以后会选择以手工的方式输入各级编号。当需要重新调整标题的次序并修改相应的编号时,后期维护工作会变得相当棘手,尤其对于大型文档而言。
正确的做法是使用Word提供的多级编号功能,可以根据需要最多设置9个级别的编号,还可以自定义每一级编号的格式,具体内容请参考本书第9章。
1.3.4 手动设置复杂格式
在排版中另一个很常见的情况是在为多个段落设置一个复杂的格式时重复使用手工设置的方法。例如,要为多个段落设置以下格式。
字体:楷体。
字号:小四。
字体颜色:蓝色。
段落缩进:首行缩进两个字符。
段落间距:段前、段后各保留0.5行。
段落底纹:为整个段落设置灰色底纹。
很多人会采取下面的方法来完成上面的设置:先选择一个段落,然后为其设置字体、字号、字体颜色;接着打开【段落】对话框,为段落设置首行缩进、段前和段后的间距;最后打开【边框和底纹】对话框,为段落设置底纹效果。完成一个段落的设置以后,再选择其他需要设置的段落并重复上述每一项操作。如果要设置的多个段落是连续排列的,可以同时选中它们再设置格式;如果这些段落不连续但离得不是很远,可以按住【Ctrl】键再选择这些段落。不过如果要设置的段落数量很多并且分散在整篇文档中,仅仅选择它们就是一项大工程。
更快捷的做法是先按照要求设置好一个段落的格式,再使用格式刷去一个个“刷”其他需要设置的段落。
上面这两种方法虽然都可以完成相同的任务,但是在以后需要修改段落格式时各种问题会随之而来,尤其是要修改的段落数量很多而且包含多种格式,在这种情况下修改格式将带来可怕的文档混乱。
正确的做法是将文档中不同内容所使用的格式创建为样式,这样在遇到需要设置相同格式的内容时,直接从样式列表中选择所需的样式,而不用手工一项项进行设置。更大的好处是当需要修改内容的格式时,只需要修改与内容对应的样式中的格式即可,修改结果会一次性反映到所有使用该样式的段落中。样式的具体内容请参考本书第8章。
1.3.5 引用某个位置上的内容时将其“写死”
可能我们经常需要在文档中引用其他位置上的内容,最常见的就是引用编号,比如1.3.4节结尾的“样式的具体内容请参考本书第8章”。现在假设这里的数字8是手工输入的,如果原来的第8章由于编号有误而改为了第9章,为了保持一致,“样式的详细内容详见第8章”中的数字8也需要改为9。如果整个文档中包含多处类似情况,那么就会出现一个问题:除非特别细心且在编写好文档后对文档进行全面检查,否则很可能会出现引用处的内容与原位置上的内容未同步更新的情况。
正确的做法是使用交叉引用,前提是要引用的内容必须经由Word自动编号而非用户手工“写死”的内容,例如自动编号、题注、页码等。当正确使用交叉引用功能引用所需的内容后,如果原内容有所改变,只需要对交叉引用处的内容执行刷新操作,就可以立刻更新到与原内容完全一致的状态。交叉引用的具体内容请参考本书第9章。
1.3.6 重复对多个文档进行相同的页面设置
可能我们每天都要创建大量具有相同版式规格的多个文档,它们具有相同的纸张大小、页边距、页面方向。如果每次新建一个文档都要重复进行一遍诸多设置,必然会降低工作效率。更好的方法是先在一个文档中设置基准版式,然后将这个文档保存为模板,以后即可以这个模板为基准来创建一个或多个新文档,所有文档具有完全相同的版式,如图1-9所示。这样可以节省大量重复设置页面格式的时间。此外,还可以在模板中创建大量的样式,每个基于此模板创建的文档都将自动包含模板中的所有样式。模板的具体内容请参考本书第15章。
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图1-9 基于模板批量创建具有相同版式的文档