1.4 正规化排版的5大优势
前面简单介绍了Word排版中存在的常见问题,下面再来看看如果采用正规化排版方法到底能给我们带来哪些好处。
1.4.1 简化操作
采用正规化排版的最大好处是可以将操作化繁为简。在前面讨论排版中存在的问题时,也从某种程度上说明了使用正确排版方法所带来的一些益处。最好的例子就是将要设置的多个单一格式创建为样式,以后就可以通过样式对一个或多个段落一次性设置多个格式,从而将多步操作简化为一步,如图1-10所示。
![](https://bookbk.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/45/CmRaIV-XjKeEQrFCAAAAANLWtBc774396609.jpg?v=rU96F_eh&t=CmRaIV-XjKc.)
图1-10 采用正规化排版可以简化操作
1.4.2 节约时间
节约时间其实是简化操作的必然结果。因为使烦琐的操作变简单了,原本需要很多步才能完成的操作现在只需要一步或很少的几步,那么肯定会节省时间,这样可以利用更多时间去做其他事。
1.4.3 批量编辑
如果进行了正规化排版,比如对多个段落设置了同一个样式,那么以后就可以很方便地同时对这些段落进行一系列操作。例如,可以通过样式特有的选项快速选择设置了该样式的所有段落,然后可以一次性删除这些选中的段落或应用其他样式从而改变这些段落的格式,或者对它们执行移动或复制等操作。总之,实现正规化排版以后,可以提高对同类内容进行编辑的效率。
1.4.4 易于排错
在对复杂文档进行排版时很容易出错,即使有错误有时可能也难以发现它们。如果采用正规化排版,就可以很容易排查错误。例如,在对多个段落设置同一个样式后,可能由于误操作,导致其中的某些段落没有成功设置该样式,那么在以后可以通过【样式】窗格来排查错误。排错方式可以分为以下两种。
第一种:打开【样式】窗格,单击想要检查的段落内部,然后观察【样式】窗格中当前是否自动选中了该段落应该设置的样式,如图1-11所示。如果自动选中了正确的样式,那么说明为该段落设置了正确的格式,否则说明设置的格式有误。
![](https://bookbk.img.zhangyue01.com/group61/M00/28/45/CmRaIV-XjKeEeTFCAAAAABU8Yck294121580.jpg?v=c-0uPZSe&t=CmRaIV-XjKc.)
图1-11 单击段落内部会在【样式】窗格中显示其应用的样式
第二种:在【样式】窗格中右击样式并选择【选择所有n个实例】(其中n表示一个具体的数字),如图1-12所示,然后拖动Word窗口中的垂直滚动条观察要检查的段落是否被选中了。如果目标段落没有被选中,那么说明没有为该段落设置正确的格式。
![](https://bookbk.img.zhangyue01.com/group61/M00/72/03/CmQUOF-XjKeEGDIkAAAAAGRCeAA694956306.jpg?v=Qhs9Wpsl&t=CmQUOF-XjKc.)
图1-12 通过样式名快速选择所有应用该样式的内容
Tips
提示:单击功能区中的【开始】
【样式】组中的对话框启动器按钮
打开【样式】窗格。在Word 2003中需要单击菜单命令【格式】
【样式和格式】。
1.4.5 自动更新
文档中的很多内容并不是固定不变的,例如在引用文档其他位置上的编号时,当原编号发生改变后,引用位置上的编号也需要随之调整,以保持前后一致。如果采用正规化排版,使用交叉引用功能来引用这些可能发生改变的内容,那么只需在原位置内容变化后对引用位置上的内容进行更新,就可以立刻保持前后内容的同步,而无须手工查找并修正变化的内容。
再比如文档中的页码,假设文档一共有6页,如果手工为文档每一页按顺序输入表示页码的数字,那么当删除中间的某一页后,需要重新修改每一页中的页码才能保证页码按次序排列。如果采用正规化排版为文档自动插入页码,无论页面如何增减,Word都会自动维护页码的次序。
总之,如果采用正确的排版方法,很多可变的内容都可以通过自动更新来保持最新的状态,避免手工修改的辛苦和低效。