确保“充裕率”
为了能够对工作实行“超控制”手段,我们战略的第二条,就是确保“充裕率”。
想要控制你的工作,需要具备怎样的基本条件呢?
答案是:确保远超我们设想的充裕率。
其中“充裕”指的是:工作量、花费的时间、工作量成本、体力等,包含这些要素在内的每个人所拥有的资源有所富余。
我们丧失了控制权,也就是处于不是我们控制工作,而是工作控制了我们的状态,大抵都是因为缺失了“充裕率”。
我想所有已经工作的人应该都有过这种经验吧,无论事前做了多么周密的计划,预想了多少种可能出现的问题,实际还是会遇到各种意想不到的状况。
当遇到这种情况,而我们没有足够的余力处理这种意料之外的事件,就会开始丧失对各个方面的控制权。
例如:我们先设想出门旅行要用到的旅行箱。
倘若出发时选择小尺寸行李箱,将其塞满,那么回程时这箱子必然装不下要带回去的特产,你肯定会为此感到头疼。或者,有某样行李忘记拿了,于是想要整理一下箱子里的物品,但你会发现把行李都拿出来,再重新整理,也塞不下了!这样不仅浪费时间,还非常麻烦。
从一开始就应该空出一定的空间,即便发生了预料之外的事,也可以利用这些空间将其处理掉。
我所说的这种富余,英语是用“slack”这个词来表达的。为了能按照我们自己的想法控制工作,平时就应该将个人资源、时间和工作量的两成,最好是三成,空余出来。
时常有人误认为我的工作非常繁忙,但实际情况并不是这样。我在接手工作时,并不会在工作时间内塞满工作,而是有意空出两成至三成的富余。
例如:就一天的工作量来说,我不是按时间长度,而是按工作数量控制的。再具体点讲,就是会设置“每天最多接三项工作”“两项工作之间至少要有30分钟,或最好能有1小时以上的休息时间”等规则。
我以自己的某一天的日程为例:
- 杂志采访。
- 录制电视节目。
- 演讲的碰头会。
以上3件事,是我一整天工作量的上限。除非有特殊情况,否则不会再增加新的工作了。
就我个人经验而言,一天的工作量的上限就是3件,在这个范围内,头脑不会过于疲劳,也能顺畅地总结及表达自己的想法。
超过这个工作量,会导致我既没有足够的时间完成工作,也没有多余的体力了。精力储备消耗殆尽,会有引发充裕率缺失,工作质量下降的风险。
杂志采访和演讲碰头会的平均时长为1小时左右,电视节目的录制会花费数小时,如果想再在这期间多完成两三件工作,其实也是能做到的。
也就是说,如果工作追求的是“交差了事”,那么能多完成很多工作。
然而,倘若每天以“交差了事”为标准来安排工作的话,那就不是我在控制工作,而变成工作在控制我。这样一来,工作本身就无法令我感到愉快了,反而会导致我的不悦。
同理,我会将每月出差的次数控制在1次,最多2次。
作为一个人,乘坐时速800公里的飞机或时速300公里的新干线,跨越极大的经纬差,必然会导致身体状态不佳。尤其是乘坐飞机,高空气压的大幅变化也会给身体带来负担。而我们并不能主观控制这种变化,唯一能够控制的就是尽量减少乘坐飞机的次数。
倘若你每天要保持10~11小时的长时间劳动,那么就是工作在控制你,而并非你在控制工作了。
如果你能够掌控自己的工作,那意味着你能够规划自己的工作。并且,在对工作内容感到不满意时,能花费时间和对方交涉,将其转变成为更符合自己设想的样子。然而,无缝衔接地处理一项又一项工作,始终处在推进工作的状态中,你必然会失去很多自由。
再次强调一遍,为了掌控工作,最首要的就是保证充裕。
写日程表时,要记得预想可控的充裕率再做规划,请一定要养成这个的习惯。