有没有想过自己应该加强时间管理？是不是怎么都搞不懂为什么有些人完成的事情就能比自己多得多？想不想知道怎么处理那些没完没了的邮件和不断增加的任务？会不会奇怪为什么每天的时间都不够用？

经常有人认为良好的时间管理方法才是高效、成功或幸福的关键。市面上关于时间管理的书成百上千，大多是一些专家类人物的作品，他们对时间管理的总结十分精辟，堪称完美：任务分轻重缓急，重要的在前，不重要的在后，从早到晚依次完成；给任务排序，制定短期、中期和长期目标，梳理乱七八糟的事情；处理复杂项目时，就写一些很长但滴水不漏的项目计划。这一切听起来很容易、很完美，是不是？

那么我需要首先表明，我写这本书并不是因为我是什么时间管理的专家。我不是那种天生就有条理的人。我的工作风格恰恰相反：有些捉摸不定，容易心血来潮；相比执行层面，更擅长战略层面的事情；对细节过敏，做事凭直觉，有时让人抓狂；对于特定时间内能完成什么事，估测得非常不切实际。在某种程度上，这些特点算是我的优势，帮助我取得了一些成绩。它们是我性格特点的一部分。虽然我将它们作为优势来发挥，但也承认它们是比较严重的性格弱点。改掉坏习惯、养成积极稳定的新习惯让我有能力帮助他人做出同样的改变。我同自己的低效魔鬼做斗争，努力让自己变得高效起来，更好地控制工作和生活。就是在这个过程中，我逐渐得出一条重要的结论：时间管理已死。

时间管理是个过时概念

不知从何时起，时间管理这个概念就已经不再适用了。我们生活在一个联系不断、信息超载的时代。一时间，不同来源、不同种类的信息刚新鲜出炉便开始对我们进行轮番轰炸，这在10年前是根本无法想象的。在传统的时间管理类书籍中，处理新信息的方法非常简单：信息通过纸质信件传播，所以你每天早上到办公室的第一件事就是接收信件。如果你是个大人物，下午的第一件事也是如此。那时，新信息的处理和回复都是由自己控制的，这类活动也非常有限，每天不超过一个小时就能处理完。按照传统的时间管理逻辑，一天中剩下的时间都可以自由支配，做一些真正意义上的工作。这些工作还可以在前一天计划好，标上“A”“B”“C”，做一个简单的工作清单，次日完成。

这种方法可谓老古董了。如今的我们，一天24小时，一周7天，无时无刻不被邮件、社交媒体信息、语音信箱、即时消息、其他文本、内部网络、电话会议和协作工具淹没，还要始终与外界保持联系。面对种种压力，要挤出时间、集中注意力处理实际工作，着实是一种挑战。有时到下午5点，你还在盯着满满的待办事项清单发呆，是不是？我和你一样。

除了工作中日益增加的信息量，还有很多原因可以说明，时间管理理论已经过时。现在的工作比以往任何时候都要复杂，我们的职责不再那么泾渭分明，工作内容要更随意：团队不再过分看重管理层次，而更注重各成员应承担的责任。随之而来的是沟通频率极速增加，我们需要做出回复，至少要能随时接收信息。不仅如此，为了迎合双职工父母和驻外员工的需求，我们的工作时间逐渐延长，也愈发灵活。所以在一个事实面前，你不得不妥协：事情是做不完的。

事情是做不完的

问一下自己：如果你按照事情的重要性做一个待办事项清单（如分成“A”“B”“C”三个重要性等级），那么在可以跻身“A”等级的新机会或灾难性事件出现之前，你已经完成清单上“C”等级的事项了吗？可想而知，你不会。如果你完成了，那也只是因为那些事项没得到及时处理而突然变得紧急，所以跳升到“A”或“B”级了。

回想你的职业生涯，也许有那么一天是完成任务之后便无事可做的。而如今，这样的工作几乎已经无迹可寻了。总有些业务需要再推进一下，总有些准备工作还没完成，总有些阅读材料需要跟进，总还要做点儿家务。你可能会想到过去打工时的感受，比如在酒吧做服务生。一次漫长的轮班结束了，你擦了一遍酒吧的地板，然后关店。你坐下来，拿着一瓶啤酒，庆祝晚上顺利收工，对完成的工作很满意。完成工作的感觉超级好，不是吗？那种实现了什么的满足感，那种事情完成了就不会再次出现的喜悦让你兴奋不已。

工作完成后，你自然会有一些闲暇空间，这是你感到满足的另一个原因。从心理学的角度来说，闲暇的空间有助你思考，因为你能从狂乱的生活节奏中缓一缓神，重新掂量什么才是真正重要的事情。

我们的问题在于，现代的工作方式很少让我们有完成工作的感觉，或者说很少让我们有闲暇空间。我们好像总是绷紧了神经，在一条很长的隧道里寻找尽头的光亮。当你终于看到有光慢慢靠近时，却发现那只不过是个讨厌的家伙拿着火把，走过来给你更多的工作。

注意力管理正当时

不过不必担心，现在的情况已经大不相同，我们有了新的游戏规则。简单来说，高超的注意力管理能力才是通往高效的新钥匙。如何保护和使用注意力，保护到何种程度，如何合理运用策略，这些问题都能决定你的成败。但与此同时，你还是会面对一些致命的敌人，比如压力、拖延、外界干扰、注意力不集中、没什么价值又必须做的事和恼人的工作习惯等。你必须学会如何克服这些困难，把注意力集中到真正重要的事情上。你应该开始像忍者一样思考了。

高效忍者的行为习惯

这本书的主题是帮助你从忍者的行为习惯中获得灵感，并将其应用到工作、生活的各个方面甚至更广阔的领域；是我们如何把新接收的或令人分心的混沌信息转变为我们可以完成的行动或可喜可贺的成果；是我们与工作中各种信息的关系，更重要的是，我们怎么才能掌握控制权、怎么做才能确保每天有足够的时间完成最重要的事（你可能会注意到，我没有说要完成“所有事”）。

在本章中，我会带你了解忍者的特点，帮你提高效率，缓解压力，改变你对工作的认知。当然，忍者式思维是我们看待工作的方式，而不是具体的工作方法。这种方式的重点不在特定的技能、天赋或者工具。以它为基础，我们很容易形成自己的方法系统，这是接下来几章的内容。首先，我们还是说一说它潜在的原理和思维模式。以后的章节中，我们将把这种思维应用到日常工作中，处理邮件、待办事项清单、项目和会议等任务。

我们的工作是决策

在信息时代，每天上午几乎才9点左右，我们收到的信息就比过去的时间管理专家一周收到的信息还要多了！工作这个概念已发生翻天覆地的变化，如何处理好新机遇、成功应对新威胁至关重要。我们再也不是“思考如何工作”了，思考才是我们的工作。事业成功者以决策制胜，向上攀升的职场人士以反应能力和责任心论英雄。升得越高、事业越成功，这个道理就越适用。职场决策的水平、创造必要“优质思考时间”（quality thinking time）的能力和处理直觉的方法（特别是没有思考时间的时候）定义着职场中的我们。

责任心vs.反应能力

你应对变化的反应速度有多快？我说的反应不仅包括意识到变化的发生，还包括消化和理解变化并采取适当的行动，那么，你会有多快呢？人们常以为一个人的工资越高、成就越大，他的责任就越重。以升职为例，你的职位越高，责任自然就越重。

但如今，只有责任心是不够的。最近常有足球运动员或者经理人发表声明说：“我要主动站出来为这次惨败负责。”承担责任总是比不承担责任强，但虽败犹荣终究还是失败。在信息时代，事物都在急速地运转。我们的社会欣赏那些在责任重大的岗位上乐此不疲的人，却很少把承担责任看成一件主动的、创造性的事情。我们会说“我不想担这份责任”，好像“责任”一词充满了负担，不会带来任何愉悦。然而，责任与影响力是相伴而生的。责任本质上也应该为我们带来回报—帮我们创造影响力，以及为企业、社会、家人和自己创造财富和赢得成功的能力。视责任为麻烦，就是视责任为成功的代价，认为我们是以责任换取了成功。事情本不该如此。

而反应能力指的是在遇到新的挑战时，我们能够立即确定应该采取的行动，去克服它，并享受这个过程。本书将向你介绍几种提高反应能力的工具，让你具备三种不同形式的反应能力。

即时反应能力

面对一件事，我们的反应往往不是立刻行动，而是拖延。如果犯懒了，感觉累了，对结果不确定或担忧了，还会就此推迟。忍者的方式将会挑战你的思维模式，帮你养成新的习惯，你会就此主动寻找应对方案，而不是寻找逃避和推迟的办法。

延迟反应能力

你应该不想一边做着工作，一边担心那些没顾上的项目出问题吧？我们将构建一些系统。你可以通过这些系统随时知晓任何一个项目接下来的任务，也可以通过它们掌控全局。

应急反应能力

当你不得不放下一切手头工作去处理危机事件时，最好是有一个万无一失的办法帮你记住你放下的工作的进度。本书中的一些方法和技巧能帮助你应对这种情况，确保你集中注意力做好手头工作。

高效忍者的思维特点

忍者之所以高效，是因为具备某些思维特点，养成了无往不利的行为习惯。在我逐一介绍的过程中，你可以边看边思考这些特点与习惯都能从哪些方面帮助自己改进当前的做法。在本书后面的章节中，我会介绍几种工具和技巧，帮你把效率提到忍者的高度。

身心禅定

做好决策需要你有能力为自己创造时间和空间，理智地思考手头的问题。头脑发热时做的决定经常会让我们感到后悔。忍者认识到了这一点，所以在困难面前总是保持平静，在信息超载的压力下也是如此。忍者完全有能力在事情一箩筐时仍然保持淡定从容。我们是怎样克服压力、保持平静的呢？在谈到忍者处理邮件、任务、项目和会议所需要的实践技能时，我会详细回答这个问题。但首先，有几项基本原则。

使用“第二大脑”

为了不遗忘重要事项，你要把所有备用信息都保存到一个系统里，不要装在自己的大脑里。为了不让可能遗忘的事项使自己分神或焦虑，用“第二大脑”存放各种信息和提醒，不要用自己原本的那个。这种方法听起来容易，做起来难，但一旦掌握就非常有效。在本书后面的章节，我会帮你构建自己的“第二大脑”，掌握高效忍者的行为习惯。

信赖自己的系统

无论你使用哪种系统，你都要相信它会奏效。如果你怀疑它能否帮自己完成任务，那么这种不确定性就可能催生额外压力。换了新电脑或者用了新软件会使人接连几天都有一种不确定感，但是很多人多少年都不曾怀疑自己的系统是否真像自己预期的那样有用。疑人不用，用人不疑，这很重要。培养这种信任感和身心禅定的态度不仅需要你定期审视自己的工作，还需要你定期考量自己的工作流程。对工作方法的检查可以很简略，但一定要定期进行，这能让你在工作中拥有更清晰的思路。

降低预期

要承认，事情是永远做不完的，根本不要追求全部做完。你需要确定的是你选择了正确的事情，一切尽在掌控之中，知道所做之事再难也是可以办到的，便能找到出路。

保持良好的身体状况

身体的健康强壮不仅能缓解压力，还能为大脑提供必需的专注力和能量，让思维和决策更清晰，从而让工作更得心应手。而且你的外形也会变得很有吸引力。真可谓是一石三鸟。

有准备，有条理，未雨绸缪

有些人认为有条理的人过于吹毛求疵，或是有强迫症。在“高效忍者是怎样炼成的”培训班中，常有学员排斥这一点，说：“我没时间整理。”事实是，当我们处于一天或一周中最高产的阶段，即经历“心流”（flow）时，我们最不希望发生的事就是因为找不到重要信息或没准备好必需的工具而脱离轨道，失去状态。我们的目标不是追求完美，只是想把你默认的工作状态变得有条理，这样你才更有可能规律地进入“心流”状态。

冷静果断

做事冷静果断与追求身心禅定并不矛盾。我们已经讨论过在决策过程中保持客观、平静和清醒的必要性。要做更多、更好的决策，我们还需要慎重选择：进行信息处理，去粗取精，舍末逐本，大小兼顾。冷静果断不仅是一种处理信息的方式，还意味着节约时间、保持专注的能力。你可能会牺牲些“值得一做”的事情，但能把注意力全部投入影响力最大的事情上。

对自己说“不”

面对四处传播的海量信息，我们唯一的方法就是慎重选择。选择工作有些背离我们熟知的职业道德，但我们必须而且要经常这样做。合理拒绝是一项重要的技能。当然，学会对自己说“不”并不代表要把处理不完的工作当成不存在。如果你的确会时不时承接很多工作（顺便说一句，我经常如此），那就和自己也和别人重新沟通一下工作任务，你要知道，这样总好过为了完成所有的事情而精疲力竭。

对他人说“不”

想象一下：你正在开会，而且你纯粹是来凑数的。当会议接近尾声时，大家开始讨论任务分配问题。有些任务恰好是你擅长的，所以一经提出，几个人的目光就不约而同地向你转来。在这种情况下，你很容易过度承诺。而且，一旦说到你可以完成什么，就很难再把话引回来，再去说你实际能完成什么。更难的是，你已经意识到自己的工作会非常有价值，但你要做到既对它说“不”，同时还不会让同事或上司失望。对他人说“不”是很难做好的，你需要意志坚定、性格果断、讲求策略。做到这些，你才能形象无损，并令人信服。稍后我们还会再仔细讨论，但你从现在开始就可以打磨、加工对自己和他人说“不”的艺术了。把它当作使命，这会是一段漫长的旅程。

排除外界干扰

可以说，注意力，特别是我们最警觉、处于“心流”状态或者对工作驾轻就熟之时的积极注意力，是我们最宝贵的资源。注意力应该得到维护和珍视，而外界又存在无数的干扰：邮件、电话、想法、压力、同事、社交媒体、下一个危机、下一件大事……诸如此类，不胜枚举。所有这些干扰在打扰和打乱你之前都应该被一棍打死，我们会在第三章详细说明。当然，还有很多诱惑需要我们果断抵制。我们常常喜欢被打扰，因为终于有借口可以拖延下去，少动脑了。我们本该开始写报告，却总是想再刷刷社交网络，其原因很简单：聊天比冥思苦想容易得多。学会应对外界干扰不仅是自律的表现，还代表着对他人的干扰说“不”的能力。

二八定律和影响力思维的作用

果断也表现在决定实现目标的方式上。根据二八定律，我们知道不是所有事情做起来都能产生相同的影响力。20%的事情会产生80%的影响力。我们往往对完美情有独钟。诚然，对某些工作来说，追求完美是有益的，甚至是必要的，但对有些工作来说则是没有必要的，因为完美对最终结果没有明显的影响。所以我们做计划时应果断一些，问一问自己：我想要一个怎样的结果？有人曾经解决过这个问题吗？我能求救或者借用、偷学一个方案吗？如何才能尽快扔掉这块烫手山芋、进阶下一个目标呢？这些问题能够引导我们有所创新，挑战传统（这一点很快就能说到了）。但我们只有死死盯住目的地，而不是苦苦追寻坐什么车，才能更节约时间，并大量地减少损耗。这样做的结果并不会比完美主义之下的结果差。

善用武器

忍者本就技艺高超，借助正确的工具，效率会更高。市场上有各式各样的工具可以帮助我们掌控全局。总体来说，忍者的兵器库需要配备两种工具：思考辅助工具和整理辅助工具。

通晓每种工具的功能，知道什么时候用什么，是成功的关键。工具能让我们信心倍增，只要能够有效利用，就能弥补技术上的不足，让工作畅通无阻。

思考辅助工具

随着决策日趋复杂化，我们对思考辅助工具的需求也越发明显。我们在进行战略规划或线性管理反馈时常常使用此类工具，但其价值依然没有被充分发挥出来。如果你公开使用某些工具，还可能为你的工作加分，让客户、项目负责人或股东对你更有信心，你的思路也更加开阔。例如，SWOT分析（分析优势、劣势、机会和威胁）就是商务上常用的思考辅助工具，它生成的模型简单易懂，在它的帮助下，你可以更好地思考当下与未来。如今，这样的思考辅助工具和方法体系各式各样，能让我们生活更便捷，决策更英明。

整理辅助工具

从微软Outlook邮箱、苹果应用商店到不起眼的订书机，整理的方法实在是太多了。重点是整理的水平要高，无须完美，也不能凑合。良好的整理能力可以确保你在提高效率的同时收获最好的效果，而不是白白浪费时间，或增添让人分心、不必要的麻烦。

不要在形式中寻找安全感

工具确实有助于成事，但对工具上瘾有时也是一种消极因素。现在有很多网站致力于帮助你提高效率，很多是有影响力、有洞见的思想家创建或指导的，比如默林·曼的www.43folders.com和利奥·巴伯塔（Leo Babauta）的www.zenhabits.net。我们确实要紧跟技术进步与创新的步伐，利用它们来提高效率。但同时我们也要非常清楚，花在科技创新上的时间是“停滞时间”（dead time），你无法利用这段时间完成重要的任务或项目。有人一谈及效率就只说他们刚下载了什么应用，这让我感到担忧。工具能帮助我们思考和整理，却无法取代思考和整理的过程。还有人经常把在一款软件里的项目或行动再输到另一款软件里，认为这样做可以提高5%的效率。这个假设往往是错的。这样做只不过是又拖延了一天而已。

决策模仿

忍者式思维的中心是提高决策能力。通过挑战自己，不断改进和创新，我们能够提高决策的质量、数量和速度。记住，我们的目标是掌握信息、清楚状况然后再做决定。思考辅助工具能够提高我们大脑的灵活性，正确的信息也可以。

有人说，世界上其实只有8个故事。你所经受的挑战很可能早有先例，所以动起来，找一找熟悉这一领域的人。你认为永远都解决不了的事情，在他人看来可能就有捷径可寻。向他人寻求意见，搞清楚他们是怎么解决类似问题的，这是在时间紧迫的情况下掌握更多信息再下结论的好法子。同样，你也可以与别人分享你掌握的信息，久而久之便会发现，你收到的信息和建议是你给出的10倍之多。向那些喜欢分享的人学习，分享给那些想要学习的人。我认为，我们正在迈向合作的新时代，是互联互通让新技术更加开放，使合作成为可能。写到这里，我深深地感受到，我们现在还是在这个时代的起点徘徊着。

社交网络是非常好的工具，因为我们可以向一群信得过的朋友、同事抛出问题或议题，进而在一件事情上得到数种很有价值的意见。这会省去我们多少时间和脑力啊！但同时，如果直觉告诉你可以独立思考，可以自己做决定，那就放胆去做。

神秘莫测

我们之前讨论过要保持自己的注意力持续时间，保持专注。这点很难做到。所以，忍者要动用一点老式的方法：隐藏行踪和利用伪装。

低调行事

你最不该做的就是有求必应。这就好像发了张请帖给你最大的敌人：分心和外界干扰。没有什么事情需要和别人沟通时，就远离众人的目光。很多办公室里都存在社交或者其他浪费时间的活动，不要过多参与。要让人难找到你，让自己神秘一点，如果迫不得已，就表现得冷漠一点。保护自己的注意力，把它用到你想用的地方去，不要被别人劫走。下面有几个例子。

● 尽可能远离人群—在家、咖啡馆、会议室或者室外工作。如果你在开放式的办公室工作，不太可能长时间远离办公桌，那么你可以同上级商量获得一些离开办公桌的“思考时间”。当然，你还可以强行用点小动作：在Outlook日志里设置几个措辞含糊的预约提醒，其他人就会觉得：“哦，貌似他/她不在办公室。”

● 找一个帮手帮你对各种不值得花时间的任务或者会议说“不”。（如果你找到了可以帮你说“不”的人，不仅你能更轻松，对被拒绝的人而言也更有礼貌。）

● 有选择地接电话。如果你认为这个电话可能比你正在做的事情更重要就接，否则不接。

● 在日历上设定一个时间，用于进行创造性思考、回顾、预先规划或其他重要活动。

● 为一些活动设立明确的界线，比如邮件、聊天、网络电话、即时消息等。养成一种自觉打开和关闭这些工具的习惯。在我工作过的所有企业里，Outlook（或其他邮件客户端）几乎都是全天打开的，Skype等类似干扰也是如此。是时候甩开与外界联通的压力，进入“人间蒸发”（go dark）状态了。

人间蒸发

在保护注意力免受他人打扰的同时，我们也必须防止被自己打扰。有时我们最大的敌人就是自己。 “人间蒸发”这一概念来自软件开发领域，是指开发者在进入程序编写的“最佳状态”之后便不再回复邮件或其他信息了。此时别人很难找到他们。他们的上级可能因此几近崩溃，但也知道可能有哪个环节正在进展神速。

如果一直挂在网上会分散你的精力和注意力，你也会因为网络上不计其数的可能性而开小差（谁不是呢？），所以你要时不时地断一下网。是的，一本旨在提高效率的书告诉你，要关掉网络！如果我把无线网络关闭两个小时，便可保证这期间不会看到新邮件，便可以保持工作状态。

秘密委托

把工作分配给别人是能让你完成更多工作的好方法。这种做法可能不够正统，但是你可以先想一想，即使做了工作，功劳可能也不是你的，而且事情可能也不尽如你的想象。一个好方法是，在项目清单里找出一些你认为可以让别人用不同方法完成的工作，或者你最不重视的工作，把它们分配出去。这就是秘密委托。以下是秘密委托的三种形式。作为忍者，你也可以开发自己的技巧。

1. 借力：借助别人的营销活动为自己的产品或服务打广告，在别人的活动上发布你的新产品，或者“借”别人的通讯录联合发起宣传。蹭热点是一种实用技巧。

2. 培养“同伙”：与知识储备和能力相当，同样鼓舞人心的人寻求合作“共赢”。

3. 抄近路：找做过研究、有经验、吃过苦头、愿意给你建议的人学习，以免犯同样的错误。打五分钟电话亲自学经验，比花一个小时上网搜索最佳方案容易得多。找那些观点信得过的人，信任他们！

另辟蹊径

重要的是结果。不管是使用传统方法还是寻找捷径，这些都不重要。不是身经百战的老专家告诉你要花16个小时就一定要花16个小时。要有质疑一切的心，始终寻找能够帮助你进步和创新的机会，用更简单有效的方法做事。这点很重要，因为你周围很多人可能不是这样做的，他们只会按部就班，不喜欢太多改变。我们必须走出一成不变的模式。

在正确的时候勇敢站出来

即便直觉告诉我们换个方法做事情更有效，这种做法依然是有风险的。管理者喜欢维持现状，因为这样更简单。挑战现状通常就意味着在荣耀与失败之间如履薄冰，但我们的首要目的并不是获得荣耀（虽然荣耀来临时，我们可以勉强大方地接受），而只是为了寻求更好的方法，同时从超越界限、改进流程、提高效率的过程中得到满足。

吸取其他行业经验

这是忍者的一个秘密武器。你现在在工作中遇到的问题可能是别人在其他领域曾经遇到的问题，也可能是其他人将来会遇到的问题。就像决策可以模仿一样，我们也能从其他领域学习创新的模式。引入新思维，从不同行业的角度看问题是个很有效的技巧。举个例子，如果你想用更有创意的方式进行沟通，为什么不问一下自己：“广告公司会怎么做？”或者，“纳尔逊·曼德拉（Nelson Mandela）会怎么做？”又或者，面对一团乱麻时，你需要更多的办法，那么你可以请教一名外科医生或工程师怎么解决这个问题。当然，如果你认识做这方面工作的人，可以直接打电话问问他们的意见。这种模仿的效果会令你惊讶。一个行业或者一种工作中的创新可能在别处已是常态，反之亦然。

寻求“同类”的帮助

另辟蹊径和追求创新要求我们扔掉一些“自我”产生的愚昧想法。永远都不要害怕或感到窘迫，也不要太过骄傲而不去寻求他人建议，即便这样做会暴露自己的弱点。永远都不要拒绝从可信赖的资源处学习新东西的机会。借鉴他人的成功之处非常重要。接受指导是最好的效仿途径：出发前向过来人问问建议，找到成功的捷径。除了导师，你还可以找“同类”帮忙。谁会和你在同一时间经历相似的过程？可能他们也都有导师，也学到了同等重要的经验。别害怕和他人分享知识，你也能从他们那里学到宝贵的经验，其价值甚至出乎你的意料。有时候我们不喜欢合作，因为我们认为像超级英雄那样独自完成任务，功劳更大，或者会让我们更有竞争力。记住，最重要的是你是否完成，没人在乎你是怎么完成的。

打破规则

有些规则确实是值得遵守的，也有些规则是不能碰的雷区，而高效忍者的工作方法总是先看结果，从结果处入手来开展工作。质疑规则，尤其是窠臼，是个很好的技巧。只要不会造成严重后果，先斩后奏通常要比请求批准容易得多。有时我们就是需要一点魄力，继续前行。不要害怕打破规则，尤其是在你能够摆脱一些老而无用的流程时。

机敏灵活

在面对新的机会或威胁时，忍者身轻如燕、反应机敏。任何需要极速转换思维、迅速做出反应和快速进行决策的事情都需要我们动用主动注意力（proactive attention）。我们知道，主动注意力是非常有限的资源。能否对新挑战做出迅速的反应、采取恰当的行动，只取决于两个因素。

1. 我们自己的头脑“储备”或延长主动注意力的时长而不感到疲惫的能力。人们或许可以暂时借助咖啡或其他刺激性饮料达到这一点，这在短时间内有一定效果，但我们需要的是更有持续性的办法。

2. 我们在这一过程中引入其他辅助资源的能力，这些资源包括其他人、更多的时间或者更好的技术。

身轻如燕

我们要在“休耕期”就把工具准备好，以便在事情进展艰难时尽可能灵活机变。培养“反应能力”也需要如此。有几个很好的做法，我们可以坚持每天都做。

● 有条理：如果要做出反应，就一定要做好准备。

● 少做承诺，不要安排太多任务：我们总是贪多嚼不烂，甚至经常是一天都在为别人的事奔波。每周或每个月初，先在日历上多留白，把时间留给目前还未知的计划。

● 超前规划：无论使用哪种整理系统，多想一步，提前动手，以备不时之需。如果你的生意突然很火爆，新客户络绎不绝，但你管理客户联系方式用的Excel表格却是密密麻麻、乱七八糟，那它一定会在关键时刻拖你后腿。在需要出现之前，预先花时间做一个超赞的数据库，当时可能觉得没有用，实际上却是明智之举。在伦敦，维多利亚时代建造的下水道和管道数量是当时实际需求的10倍。人们现在抱怨管道系统，却忘了它是如此超越时代，忘了当时的人们的高瞻远瞩，留有富余，是多么明智。我只能说，谢天谢地，他们多建了那些管道！

敏锐察知机会或威胁

良好的反应或回应能力需要你具备战略视野。当机会轻轻敲门，当威胁尚在远方，我们都要及时发现。这需要准备和调查，也有一些捷径可寻。比如，搭建关系网就是很好的探听消息的渠道。不同的人建立关系网的策略也不同，但我还是大致列出一些标准，顺序如下：

1. 我有可能遇到有趣又帮得上忙的人吗？

2. 这个人很了不起吗？他们有想法、业绩突出、做事有热情吗？（如果答案都是否定的，那么就可以放弃了，这里没有什么好看的。）

3. 这个人能为我的工作提供信息吗，能扩大我的战略视野吗？

4. 我们能一起做点什么吗？

5. 我们的沟通是否顺畅，能够轻松共赢？

只有当这五个问题的答案全部是肯定的，我才会做出承诺。我们往往一看到可能性就忘乎所以，而真正做出成绩又是另一回事。所以你在谈话中应该只落实一些比较容易做出的决定。

自我审视

思想是我们最重要的工具。了解自己的情绪非常重要，其原因有多种，不只是因为你能因此做好采取行动的准备。忍者式思维是由很多内容组成的，身心禅定、冷静果断、另辟蹊径等境界都不容易达到，某些方面还有悖生物进化方向。

倾听“蜥蜴脑”—抵触情绪

我们的大脑较猿人时期已经进化了很多，但有一样几乎从未改变：蜥蜴脑。这个词是从赛斯·高汀（Seth Godin）的著作《企业骨干》（ Linchpins ）一书出版后开始流行的。我们大脑的这个部分仍然记得求生、融入环境和低调行动的原始需求。事实上，蜥蜴脑产生的一个最不好的想法就是，无论我们做什么，都可能暴露自己。从进化的角度讲，暴露自己就意味着被捕食者选中。直到现在，蜥蜴脑依然让我们有这样的想法。

史蒂芬·普雷斯菲尔德（Stephen Pressfield）的《艺术之战》（ The War of Art ）一书记述了他作为一名作家与被他称为“抵触情绪”的心理状态搏斗的经历，很是发人深省。抵触情绪通常都产生于蜥蜴脑，表现为压力、焦虑、害怕失败、害怕成功等各种情绪。这些情绪在大脑里盘旋，告诉我们别动。“停，不能这么做，太危险了。像别人那样做，那才是被大家认可的方式。想创新，不循规蹈矩，简直是疯了。什么创造力，根本就是错的。”忍者的任务就是不断消除这些想法，而且是越多越好。

消除这些想法听起来简单，其实不然，主要是因为这些想法太过隐晦，你甚至根本意识不到它们的存在。所以你要密切关注自己以及自己的直觉反应，也要客观评估自己的效率，把让你醉心和强烈排斥的任务都找出来。

情绪和冥想

很多人都会告诉你，要给自己时间和空间，了解自己的感受，聆听自己的心，要处处留意。这要么是浪费时间，要么不过是嬉皮士的呓语。忍者的观点与之不同，这是因为认知方式不同。你度过了糟糕的一天，可能是因为办公室里发生的事件，也可能是因为大脑里的所思所想。定期冥想的人应该知道冥想的好处。忍者式思维也能通过冥想得到全方位的提高。这里，冥想是个很宽的范畴，包括静坐欣赏美景、祈祷、自由写作或其他类型的创造性活动、瑜伽，也包括散步（为了散步而散步，而不是为了去某个目的地），等等。再次说明，冥想的目的是达到身心禅定，使你全身心专注于工作。

倾听他人

除了花时间倾听自己的想法和感受以外，积极有效地倾听他人也是沟通与合作的灵魂。倾听反对意见，关注反馈以及事物间的联系也是非常重要的技能。我们将在第十章讨论这些话题。

有备无患

我们已经谈过忍者式思维的诸多特点，最后我们要谈的这一点能够对其他特点提供支持和巩固：有备无患。在作战最激烈的时候，只有做到有备无患，才能实现身心禅定。只有事先准备充分，进而能够迅速做出反应并合理地应对，才能实现机敏灵活。只有储备好能量，才能做到冷静果断。有备无患既包括物质上的准备，也包括思想上的准备。

物质准备

善用武器的忍者都知道，使用恰当的工具处理问题或开展项目能够增加自己的控制感。曾几何时，做事追求条理、热衷于摆弄工具的人被认为是书呆子，好在让你把内心的那个技术迷释放出来的时代已经到来了。是时候创建和维护自己的系统了。有了这些系统，我们就能一直有所准备，做到见招拆招。表面上看，使用外力没有“顺流而下、一气呵成”之快感，但会展现出一种力量，这种力量来自工具的储备，来自把时间花到合适的系统上，来自做好准备后再向工作发起进攻。

思想准备

除了做好物质准备，我们还要做好思想准备。做好思想准备当然包括自我审视，此外，我们还要兼顾我们最宝贵的资源：注意力和精力。为此，我们需要有完全脱离工作的时间，这可能是花很长时间刷社交网络或是看些没营养的内容，或者和朋友外出玩乐，把注意力转移到完全不同的事情上去（或者什么都不做）。很多人受到老板的压力，要留在办公室加班。我也和很多人聊过，他们都表示，就算是觉得没什么事，他们也都要留在办公室等老板下班，等老板走后五分钟才会离开。如果你做的工作也存在这样的同辈压力，那就一定要改变它。我们会一同努力改变这种现象。至于你的老板，买这本书送给他们可能是改变的开始。

午餐不是给无能的人准备的

有的时候，你把自己逼得太狠了。你可能会紧紧盯着工作的截止日期，清楚接下来这段时间你会很忙，然后开始全力以赴地工作。你无法照顾自己，也得不到片刻休息时间。从短期来看，这种工作狂模式适合攻克艰难的任务；但研究表明，长此以往，收效是会递减的。电影《华尔街》（ Wall Street ）中迈克尔·道格拉斯（Michael Douglas）以其卓越的演技诠释的戈登·盖柯（Gordon Gecko）有一句著名台词：“午餐是给无能的人准备的。”（Lunch is for wimps.）这句话早已深入集体意识，至今仍有人在使用。其实，午餐并不专属于窝囊废，但有备无患的非忍者莫属。

有备无患能创造奇迹

很难说为什么在工作日吃一顿午餐或做简短的休息，我们就能迅速恢复雷厉风行的状态，工作上也手到擒来。但事实就是如此。适当休息是一种重要的准备方法。下次，你也从朝九晚五中留出这种关键时间，不工作，而是把注意力放到完全不同的事情上，瞧瞧会怎么样。我打赌，你那天完成的工作只多不少。这是一个神奇的小秘密。工作中换几次挡，会让你感觉大不同，身体和大脑都能感知到变化。呼吸五分钟新鲜空气再回去工作，比起一边假装工作一边浑水摸鱼有效得多。关键是，你要找到适合自己的事情。在后面的章节里，我们会详细了解如何管理注意力和工作动力，那时我们还会继续探寻这个极不寻常但又效果惊人的秘密。

● 练习： 自我评估

忍者式思维是由上述几个特点体现的：身心禅定、冷静果断、善用武器、神秘莫测、另辟蹊径、机敏灵活、自我审视和有备无患。花一分钟想一想，哪些是你已经具备的，哪些是你需要通过本书着重提高的。在这里做一次笔记，这本书看完以后再回来参考。

忍者不是超人……只是偶尔看着像

按忍者式思维来工作非常自由、有趣，并会让你十分高产。当你成为一名高效忍者，其他人会觉得你有超能力，有时就连你自己也会这么想。

但忍者并不是超人。忍者只是普通人，他们有的是工具、技能和特殊的思维模式。并不存在超能力，也没有氪石。

身为忍者，你将以一贯言必行、行必果，决策英明和工作认真著称。

忍者充满热情，压力之下仍能保持平静。忍者无可替代。忍者的做事方式在普通人眼里很神奇。

对忍者来说，就算是以往最普通的任务也是寻找乐趣、有所发现和实践练习的机会，是把内心的技术迷释放出来的机会。无论你的工作是什么，想一想工作的过程以及工作本身，都有助于你爱上它。你会因为变得更加擅长自己的工作而感到喜悦和振奋，你的压力会减轻，你能感受到从未有过的工作劲头，但是这一路也未必都是一帆风顺的。

忍者偶尔也会失误

因为追求超高的效率，使用非传统的方法，还有许多取决于人的因素，忍者有时也会失误。在传统的时间管理类书籍中，时间管理“专家”们会把自己描绘成完美的超人。他们会给你一些详细的规划图标，在描述取得的一个又一个巨大成就之后让你击掌庆祝。而你，作为读者，依然搞不清楚他们究竟是怎样变不可能为可能的。好吧，一个字都不要相信。无论我们多有条理，多有智慧，看起来或试图看起来多么完美，我们都有可能失误。是的，你也一样。

我们可以追求完美，然后失败，但我们还可以追求身心禅定、冷静果断、善用武器、神秘莫测、另辟蹊径、机敏灵活、自我审视、有备无患，然后成功。是，我们是会犯错误。不，我们不会完美。但我们能以你从未想过的方式提高效率。

简言之，我不可能把你变成超人。如果你想，那么市面上有很多书承诺把你变成超人，但又无法做到。那是个不现实的梦，一个永远不会实现的幻想。

但你可以变成一名忍者。