将需要存档的纸质文件扫描成电子文档

有些纸质文件可能以后还有用，一时半会儿不能直接处理，可又特别占地方……如果把这类文件和正在进行中的项目资料混放在一起，那可就乱套了，工作效率会明显降低。想要从留存的纸质文件里找些数据也非常麻烦，因为你压根就记不住什么东西放在了哪里……在双重不便的夹击下，效率怎么可能高得起来呢？

把以后可能用得上的纸质文件直接处理掉肯定不合适，我选择 将纸质文件扫描成电子文档保存在电脑里，不留实物。文件名要尽量 具体，最好加上日期 ，这样不仅便于搜索，还可以迅速找到需要用的数据， 比翻阅纸质资料省事多了 。要是办公室的扫描仪带OCR功能（能够识别扫描图像中的文字），那么连电子文档的内容都是可以搜索的，大家有空的时候不妨研究一下办公室电子设备的功能。

扫描看似麻烦，却能为今后的高效工作打好基础。觉得纸质文件越攒越多的时候，不妨找时间全部扫描成电子文档，否则你就得一直在堆积如山的文件里找东西，要多麻烦有多麻烦。常言道，欲速则不达， 看似费时费事的文件扫描工作，其实是在给未来的自己 创造方便 。

如果你实在抽不出时间与精力去扫描，也可以把这类文件装进收纳箱，转移到储物柜之类的地方，让它们暂时远离办公桌（没有储物柜的话，直接放到办公桌底下也可以）。切记，一定要把“封箱日期”写在箱子上。把新旧明确区分开，这样才有助于提升工作效率。假设你对照日期之后发现，自己已经有一年多没有打开过箱子了，也许就会萌生把它们处理掉的念头，连扫描的工夫都省了。