四、工作步骤

（一）项目立项

太平财险于2018年12月成功申请国家档案局“企业电子文件归档和电子档案管理”第二批试点，开始着手准备相关人员、技术和资金的支持，同时组建项目组，如下图：

（二）需求调研阶段

2019年6月中旬财务会计档案管理系统项目组正式启动，并邀请太平集团档案主管部门参与项目建设，对未来集团推广可行性进行把控。由太平财险总部财务会计部牵头分别对总部及试点分公司进行的需求调研，根据试点申请的实施方案进行业务、IT基础软硬件、业务管理信息系统、制度与规范的梳理，并制定详细的实施计划如下表：

（三）方案设计阶段

完成现有的会计档案管理工作调研，对现状进行分析，形成调研分析报告；制定档案管理工作发展规划和实施方案。

1.形成档案管理制度、规范和标准体系

根据太平财险档案管理工作体制和要求，形成档案管理工作制度体系；依据国际、国内行业相关标准和规范，结合太平财险现状和业务板块实际情况，形成和逐步完善档案管理标准规范体系。

随着档案管理制度、规范和标准体系的形成，可实现太平财险各部室、下属各单位档案管理工作的规范化，可实现上下级业务管控和指导，可从上到下形成良好的管理机制，解决目前档案工作中存在的问题，全面提升管理水平；同时可以为信息化建设提供依据，为档案信息化建设提供制度、标准和规范的保障。

制定和修订的相关标准规范如下：

2.形成档案信息化建设需求和方案

形成档案信息化建设需求规范，为信息系统设计和开发提供依据。从规划和需求出发，结合太平财险实际和信息化发展规划，形成从档案管理系统建设的需求、设计、开发、测试，到试点、完善、推广，最后是深化应用，分期进行建设的方案，制定《财务会计档案管理系统实施方案》。

3.系统设计与开发

根据太平财险财务系统“以总账为核心，以财务管控系统为桥梁，各财务系统之间相互联动，数据无缝对接”规划，本次试点项目财务电子档案管理系统建设主要包含如下内容：

（1）财务电子档案管理系统平台

实现财务电子文件及电子会计档案的“收、管、存、用”业务管理和系统管理功能；

（2）财务电子档案管理系统接口平台

实现与总账、资金、费用管控系统、核心业务、影像等系统的无缝集成，实现会计电子文件的在线收集；电子档案长期保存系统：根据档案长期保存的要求将电子档案元数据和全文生成长期保存包，并对长期保存包进行管理，流程如下：

（3）电子文件“四性”检测服务

实现会计电子文件归档、长期保存环节的真实性、完整性、可用性和安全性检测；

（4）OCR识别服务

对原始凭证扫描文件进行识别换转，进而将识别后的成果用于全文检索或信息资源建设中；

（5）数字签名及验签子系统

集成符合国家标准具备法律效力的数字签名服务，包括相应软硬件设备并与系统集成，通过电子印章对各业务环节进行管控。

（四）上线试运行

1.系统部署

太平集团在上海和武汉已建设了互为备份的两个数据中心，通过双运营商互为备份网络中继互联。本系统部署在武汉数据中心私有云，上海数据中心提供异地灾备服务，深圳数据中心提供开发与测试服务。部署方式采用本地化部署加私有云服务，其中服务器采用私有云IaaS层提供的虚拟云主机、对象存储；数据库、缓存、队列等服务采用私有云PaaS层服务，在应用层通过F5负载均衡实现高可用和高并发。系统上线时根据公司《TP-ISP 07信息系统开发安全管理规定》提交了上线申请，并且与太平金科、财务会计部、相关核算系统厂家进行了评审，根据安全检查要求进行了信息安全检查，针对系统漏洞和源代码漏洞进行了修复。

2.数据同步及交互

历史数据归档计划：

增量数据归档计划：

费控系统每天早上7点传输数据到会计档案系统接口平台；

核心业务系统每天晚上22点-24点传输数据到会计档案系统接口平台；

财务总账系统每月封账后，传输科目汇总表、凭证明细表、资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等报告；

资金系统每月6日上午8点传输余额调节表、银行回单；

税控系统每月11日传输上月的纳税申报表；

电子影像系统扫描完成后实时推送到档案系统；

3.用户培训

2019年10月29日在北京分公司组织了系统培训，通过2019年9月待归档文件进行实际操作了解系统的整体流程，完成档案收集、组卷、装盒、入库等步骤。

4.系统运维

系统运维由太平金科提供软硬件支持，按照三员管理要求设定系统管理员、安全保密管理员、安全审计员。

安全管理培训：对软件的相关流程、维护方式、软件日常管理方式、接口交互方式、故障应急处理等进行培训；

安全监控：对软件应用层面已经相关基础设施层面进行监控，包括操作日志、系统日志、访问控制、中间件、数据库、网络环境等，达到预警值时及时通知系统管理员；

系统维护开发：对系统试运行过程中的问题和需求的变更，按照系统更新发布流程提交申请，并进行关键功能点测试，测试通过后才可以发布。

安全运行管理：对用户的权限、账号、口令等按照《TP-ISD-015账号和口令管理实施细则》执行，每年开展信息资产风险评估工作，包括软件的管理流程、管理方式、软件运行日志等。

（五）系统推广

2020年2月，力争实现新增档案类型的线上管理。

2020年6月，完成会计档案管理系统二阶段的升级改造及全国范围内的分公司推广工作。