二、档案安全管理

风险与隐患无处不在，无时不有。有风险与隐患就有可能产生危险，有了危险就需要管理。档案安全管理就是档案部门通过一系列计划、组织、指挥、协调、控制等活动，防止或减少安全事故的发生，最大限度地保障档案、人员、设备的安全。档案安全管理实际上也是对档案工作所涉及的档案、环境、设施设备和人员的状态与行为的控制与管理，目的是通过控制、消除档案安全隐患，防止档案安全事故的发生，确保档案实体与信息的安全。

档案安全管理的内容大致可以包括如下几项：

（一）加强领导，建立机制

要确保档案安全，需要投入大量的人力、物力和财力；安全事务涉及方方面面，也需要对各个方面进行协调。这些工作，没有单位领导的亲自挂帅，其他任何人都是胜任不了的。要做好一个单位的档案安全工作，必须建立由领导亲自挂帅、亲自领导的安全工作机制，并由这个机制领导建立档案安全工作责任制，明确每一个岗位、每一个人员的安全责任；制定档案安全工作规划，明确年度档案安全工作目标、任务；建立常态化的档案安全监督检查机制，强化档案安全工作的督导检查，并在监督检查中发现问题、整改问题；建立档案安全工作应急预案，组织骨干队伍，做好档案安全事故发生后的应急抢救准备；建立责任追究问责机制，对工作不认真、责任不落实、监管不到位造成严重后果的，依法进行问责。

（二）完善制度，规范行为

制度是国家机关、社会团体、企业事业单位为了维护正常的工作、劳动、学习和生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照国家法律法规、政策而制订的具有法规性、指导性与约束性的行动准则或办事规程。档案部门通过制定各种规章制度，确定档案人员从事工作、办理事务的依据或必须遵守的行为准则，最大限度地避免档案人员的不安全行为，保证档案的安全。规章制度对相关人员工作的内容、方法、要求做出明确的提示和指导，同时也对相关人员不得做什么，以及违背规定之后会受到什么惩罚，做出明确规定，因而规章制度具有明确的指导性和约束性；规章制度制定之后都要公开，有的需要组织专门的学习，有时还需要张贴或悬挂在相关工作场所，鞭策和激励相关人员遵守纪律、努力学习、勤奋工作，因而规章制度也都具有明显的鞭策性和激励性；规章制度依据相关法律法规的制定，对相关业务的工作程序、岗位责任、管理方法作出明确规定，为档案人员的工作提供了可供遵循的依据，因而具有明显的规范性和程序性。

有关档案安全的规章制度大体上可以分为三类：一是岗位安全责任制度。主要是对档案部门的各个岗位或人员在工作中确保档案安全的职责和权限做出明确规定，在促进档案工作各项任务高效完成的同时确保档案的安全。二是安全操作规程。针对特定的业务或设备，制定详细的安全工作程序和操作规程，规范档案工作人员的工作或操作行为，防止安全事故的发生。三是应急预案与响应机制。建立健全应急预案和响应机制，明确应对突发事件的流程、措施和资源调配，降低安全事故对档案造成的损失。

（三）教育培训，提升能力

随着经济社会的快速发展，档案工作的领域也不断拓展，新的现象、新的问题不断产生，新技术、新设备不断应用，档案人员原有的知识、技能已经不能适应现代档案工作的要求。在这种情况下，档案工作人员要履行档案安全保管之责，必须通过培训和教育进一步地增强档案安全意识，了解档案安全规章制度，明确相关业务的推进程序，掌握设施设备的操作规程，熟悉档案安全风险的发现、分析和控制的方法，从而提升安全技能。经常性档案安全培训和教育不但是推动档案工作的重要途径，而且也是对档案进行安全管理的基础。

（四）监督检查，奖惩促进

档案规章制度确定了档案人员工作、办事的依据和准则，这个依据和准则在实际中是否得到了贯彻和落实，只有通过监督检查才能做到心中有数；在档案工作中，档案人员是否遵守了操作规程，其行为是否规范、安全，档案设施设备是否处于良好的状态，只有通过监督检查才能做出客观评价；单位针对档案安全问题采取的措施是否扎实、是否有效，只有通过监督检查才能清楚明白；一个单位档案安全状况怎么样，还存在哪些隐患，档案安全管理还应该做出哪些改进，只有通过监督检查才能做出准确回答。因此，各个单位都把监督检查作为档案安全管理的一个重要手段，通过监督检查检验规章制度和各项措施的有效性，并通过监督检查之后的奖惩措施促进档案工作人员增强档案安全意识、提高遵规守纪的自觉性，从而规范自己的行为，确保档案的安全。

（五）培育文化，养成习惯

要确保档案的安全，仅有严格的制度、完善的设备、先进的技术是远远不够的。如果有一部分员工思想上不重视、工作上不用心、习惯上不遵守，多么严格的制度、多么完善的设备、多么先进的技术，都不会阻止不安全行为的产生，都不会阻止档案安全事故的发生。所以，在档案安全管理中，还必须加强档案安全文化的建设，通过监督检查、教育培训、奖罚激励、科普宣传等多种手段，加强档案部门观念文化、行为文化、制度文化和物态文化建设，增强安全意识、提升安全技能、完善管理制度、改善物质条件，养成一种人人管安全、事事抓安全、时时想安全的安全习惯，形成“要我安全，我要安全，我会安全，我很安全”的档案安全文化环境。