二、档案安全的时空领域不断拓宽

安全是相对的，不安全是绝对的。影响档案安全的风险因素是随着时间、空间的变化而不断发展、变化的，因此，档案安全都是在一定时间和空间内的安全。

（一）档案安全的时间性

不同的时期有不同的环境，也有不同的安全追求，使得档案安全表现出明显的时间性特点。其表现有两个方面：

一是档案工作的历史一直都是安全与危险博弈的历史。中国现代档案事业是在革命战争时期产生和发展起来的。在革命战争时期，从档案的产生、保管和传续无一不是时刻处在安全与危险的博弈之中。为了保证档案的安全，一些先辈流血、流汗，有的献出了生命。新中国成立以后，我们建立了现代档案事业，在百废待兴的情况下，档案前辈克服了重重困难，将分散在各个地方的档案收集起来，在条件非常简陋的情况下，尽最大可能地延续档案的寿命。改革开放以后，面对档案资源大量产生和档案保管条件十分落后的实际情况，为了确保档案安全，改善档案保管条件成为档案安全关注的重点。经过档案工作人员积极争取，国家在条件十分困难的情况下，投入了大量的资金，在20世纪80、90年代掀起了新档案馆建设的高潮，并配备了大量现代化的档案设备，档案保管条件有了很大程度的改善。最近一些年，电子档案资源大量进入档案馆，档案部门不但面临着电子档案能不能合法合规形成、安全保管的安全风险，而且还要面临着保存下来的电子档案能不能被识读、能不能证明自己真实、可靠的风险。可以说，在档案工作的全过程一直充满着安全与风险的博弈。

二是档案安全风险因素随着时间的变化而变化。在影响档案安全的风险因素中，一些风险是现实的，通过简单的安全检查就可以发现，进而可以采取措施予以根除或控制。还有一些风险是潜在的，表面上看起来很正常，其实已埋藏着一些安全隐患，没有深入的分析和评估，不容易被察觉或识别。还有一些风险是随着条件、环境的变化而不断变化的，不知何时会出现安全隐患，也不知带来的影响有多大。比如，档案馆中的照明和各种设备都要使用电源，如果配电箱中电源线连接不实，出现松动，平时看起来很正常，没有专业人员的检查，很难发现问题。实际上，在用电的过程中始终存在着安全隐患，因为只要用电，电源线的连接处就会过热，甚至会产生火花，很容易引发火灾。在电子档案管理中，经常需要通过网络来管理、传输档案，如果网络中存在安全漏洞，在日常档案管理中不会发现问题，一旦别有用心的人通过这些漏洞开展网络攻击，这些安全漏洞就会成为安全危险。档案安全管理就是要控制乃至根除这些安全风险，既要应对现实威胁，也要应对潜在威胁，既着眼于当前，也要考虑长远。

从档案产生到档案管理再到档案销毁，在整个生命周期内都存在影响档案安全的风险隐患。在任何一个节点上，如果档案安全隐患没有得到及时、有效的治理，档案安全事故就有可能发生，给档案安全带来致命威胁，会使在此之前一切努力的效果归零。中国古语有“靡不有初，鲜克有终”“慎终如始”“善始善终”等说法，说的是做任何事情都有“末路之难”。要确保档案的安全，要在档案的产生、管理、利用、销毁的全过程中时时刻刻地紧绷安全这根弦，不能有须臾的放松。只有慎终如始、持恒坚守，才能破解“末路之难”，避免功亏一篑。

（二）档案安全的空间性

安全风险无处不在、无时不有。无论是什么地方的档案工作，也无论是什么种类的档案工作，安全风险都如影随形，安全与风险之间的博弈都伴随着档案工作的全过程各方面。

一是不同地理空间有不同的安全风险。我国幅员广阔，东部、中部和西部地区，自然环境不同，发展情况不同，档案工作条件也存在着较大差别。东部地区档案馆库、档案设备、档案信息化条件都会好一些，但是由于地区气候原因，东部地区控制档案库房环境会更艰难一些，潮湿、虫霉危害会更大一些。相反，西部地区档案工作条件可能会不如东部地区，但其气候较为干燥，库房的湿度、虫霉问题相对更容易控制一些。东部地区档案信息化程度从总体上比西部地区好一些，但其保证电子档案的合规、安全的难度比西部地区也要大得多。

二是档案安全从实体空间扩展到虚拟空间。在纸质档案时代，档案安全主要是纸质档案实体和信息的安全。只要守住了档案库房，保证档案库房内的环境适合于档案保存，档案工作人员不安全行为得到了应有控制，档案安全问题就基本可以解决了。在电子档案时代，仅仅保证了纸质档案安全还不够，而且还要保护电子档案安全。要保证电子档案的安全不但要排除与纸质档案相同的破坏因素，而且还要考虑更多的因素。电子档案要以磁光载体脱机保存在档案库房中，要确保档案安全，必须考虑载体损坏的问题，还要考虑由于技术的过时而导致的档案信息可读、可用的问题。电子档案大多要保存在网络之上，档案安全问题一定会扩展到网络空间，档案部门要面临过去没有面临过的许多问题，如由于系统漏洞而导致的网络安全问题，其中一些问题不是档案部门凭一己之力就能解决的。

三是档案的构成成为档案安全的重要风险。纸质档案环境下，档案的构成相对简单，只要将一个单位事务处理过程中形成的文件齐全完整地收集起来，档案就成其为档案了，对其本身是不是档案，几乎没有人怀疑。在电子档案时代，电子档案的构成完全不同于纸质档案，由于各个地方工作条件、人员条件的不同对电子档案构成条件的理解也不相同，从而导致电子档案的质量完全不同，构成电子档案的每一个要素的缺失都有可能成为档案安全的风险源。

《档案法》第三十七条规定了电子档案的构成条件，即“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”。文字虽然简单，但其内涵却极其丰富。对这个条件如何理解，目前没有一个明确的规定，所以长期以来各个地方、各个人都是根据自己的理解来对电子档案进行收集、管理，导致了电子档案的构成、组织五花八门。由于国家有关电子文件形成、处理、归档的相关规定、标准出台较晚，有些规定、标准出台之后宣贯不力，导致电子文件无论是在其形成、处理上还是在其归档上，各个地方都是各行其是。比如，在电子文件的形成上，很长时间里各个地方都是比照过去的纸质文件来确定其版面要素、拟制要素、办理要素、管理要素；在电子文件的办理上，许多文件线上线下来回跳跃，无论是纸质文件还是电子文件都没有完整履行事务处理功能，这些文件很难成为事务处理的证据；在电子文件的归档上，许多单位的办公系统、业务系统没有合格的归档功能，导致电子文件的许多元数据不能规范生成与保存，如此等等。这就导致了电子档案很难保证其“来源可靠、程序规范、要素合规”。虽然许多地方也对电子文件进行归档了，但是许多电子档案带有严重“瑕疵”，电子档案的证据效力大打折扣。从维护历史真实面貌的角度说，这也是一种安全风险。