一、档案安全

档案安全是指在档案管理过程中，通过档案人员、档案材料、档案设备和库房环境的和谐运作，有效控制档案工作过程中各种现实和潜在的风险因素，使档案实体、档案信息、档案设备、档案人员不受外界不利因素的影响，达到没有危险、不受威胁、不出事故的目的。简单点说，档案安全就是使档案、档案人员免受外界因素危害影响的存在状态。

档案安全有狭义、广义之分。

（一）狭义的档案安全

狭义的档案安全是指档案材料本身的安全，即档案实体与档案信息没有危险、不受威胁、不出事故，其标志是档案的完整性、机密性和可用性得到了保证。所谓完整性，就是档案必须保持原来的面貌，无论是其实体还是其信息，不能有丝毫的破坏。所谓机密性，档案信息知悉范围必须有一定的限制，超过了规定的范围，档案信息安全就遭到了破坏。所谓可用性，就是一份档案在需要的时候能够拿得出、用得了。无论是纸质档案还是电子档案，不但要确保其实体与信息保存了下来，而且还要确保其信息能够识得出、读得了。否则，就是档案安全没有得到保证。

档案安全是否得到了保证，受到多个因素的影响。从其来源方面说，最主要的有5个：

1.档案材料“自毁”因素

档案是载体与信息的结合体，档案信息必须依赖于一定的载体而存在。无论是传统的纸质档案还是现代的电子档案，其载体都是物质材料，都容易受到“自毁”因素的影响，因而都有一定的寿命。这种寿命既决定于档案载体制成材料的性质，也决定于外界的环境因素。

在纸质档案中，纸张是档案寿命的决定因素。在现代工业制造纸张过程中，为了赋予加工工艺和产品某些性能，经常在纸浆中添加不少辅助化学成分。如制浆助剂中有氨基多羧酸盐、铵盐、季铵盐等几十种添加剂，抄纸过程中则有消泡剂、表面处理剂、纸面增光剂、增白剂等上百种添加剂。制纸之后，部分添加剂会残留在纸张中，其中有一部分就是酸性物质。以这种纸张形成文件并归档保存之后，在保存档案的漫长岁月里，这些酸性物质对于纸张起着严重的破坏作用。酸能电离出氢离子（H+），易使纤维素分子中的氧桥断裂，导致纤维素加速水解。在部分纤维素水解之后，纸张的机械强度下降，一方面会使纸张碎裂，严重的会使纸张碎朽成渣。另一方面，会为外界其他有害成分破坏纸张打开缺口。墨水是影响纸质档案寿命的另一个重要因素。在较长的时间里，人们使用的墨水通常以硫酸作为稳定剂，这类墨水会褪色，造成档案字迹不清。更为严重的是，因为这类墨水中的酸含量较高，长期附着于纸张之上，会对纸张造成侵蚀，在达到了一定的时间之后，纸张上书写字迹的地方就会形成一个个孔洞，导致档案内容无法识读。

现代电子档案同样也会由于其载体和“书写”技术问题而影响其安全。电子档案的存储载体主要有磁盘、磁带和光盘（CD、DVD和蓝光光盘）等。无论是哪一种载体，都有一定的寿命。以光介质存储载体为例。档案部门最初使用的是CD、DVD。普通CD压制盘的理论寿命50年左右，但在实践中，其实际寿命也就20~30年。如果是CD刻录盘，由于受到光盘质量、刻录效果和保存环境的影响，其寿命可能会更短。前些年，一些档案部门使用CD盘不到10年，在对这些刻录盘进行检查的时候，发现部分光盘已经出现了部分损坏，无法进行完整识读。后来，档案部门又使用DVD盘代替CD盘，DVD盘的寿命比CD盘长一些，理论寿命可以达到75年左右，实际寿命在35~50年。蓝光光盘的出现，立即引起了档案部门的青睐。实验室的说法是这种光盘可以保存100年左右。但是究竟能保存多长时间，由于没有像纸张、胶片那样经历了时间的检验，所以没有人能给出一个令人信服的结论。但是有一点是可以肯定的，蓝光光盘作为一种物质载体，其寿命也是有限度的。

2.档案人员的不安全行为

档案工作人员是档案安全的保护者，也是导致档案安全事故发生的重要因素。在档案工作中，档案工作人员态度不认真、作风不扎实、操作不科学，都会产生不安全行为，这些不安全行为会直接影响档案安全。档案安全意识不强，不会重视档案安全，在其工作中也不会采取相应的安全措施，档案安全无法得到保证；档案收集不齐全，会使留存的历史记录不完整，档案记录出现空白，使档案工作失去对象；档案整理不规范，会使保存下来的档案失去顺序，降低了档案管控的能力，在需要档案的时候，找不到、拿不出，使档案工作失去意义；保管工作不用心，营造不出档案安全的大环境，易使档案遭到虫蛀鼠咬，甚至会被损毁、偷盗、失踪；档案服务不认真，会使档案信息非法外泄，或者造成档案的污损、撕裂。在档案工作的整个流程中，无论哪一个方面不认真，都会使自己的工作行为偏离档案安全规程的要求，产生档案不安全行为，对档案安全造成不利影响。

3.设施设备的不安全状态

档案设施设备是用来辅助档案人员开展档案工作的，有的设施设备就是为了保障档案安全而配备的。合格的库房是档案安全保管的第一条件，没有档案库房或档案库房不合格，档案安全保管中的许多工作将无法落实；档案进入库房之前必须进行全面消杀，把危害档案的害虫、霉菌挡在档案库房之外，就必须配备档案消毒设备，并使这种设备处于良好工作状态；在档案保管过程中，为了保障档案的安全，除了采取措施、加强管理之外，还必须借助一定的安防设备，如门禁管理系统、防入侵报警系统、视频监控系统等，通过这些安防设备，防止各种安全风险的发生，或在发生安全风险后能够及时发现、妥善处置；档案库房要防火，必须配备火灾报警系统、灭火系统，以使火灾初起时能够及时发现、及时扑灭；在信息化迅速发展的情况下，计算机、打印机、服务器、存储器和各种软件已成了档案部门的标配，没有这些设施设备，不但日常办公无法进行，而且电子档案也无法得到安全管理；各种设施设备几乎都要用电，要用电就必须有电源线路，也必须有电路设备，电源线路、电路设备、用电设备运行不正常，不但不能为相关设备提供电能，而且其本身也可能成为危害档案安全的重要因素。

档案工作中需要使用的设施设备有很多，没有配备这些设施设备，档案保管、保护工作无法进行。有了这些设施设备，如果没有使之处于一种良好的状态，档案安全同样没有办法得到保障。如果运维不当，设施设备状态不佳，在需要这些设施设备的时候，不能发挥应有的作用；设施设备配备齐全，运维工作也到位，但是档案人员不熟悉操作规程，不能正常操作设备，也不能使档案安全得到有效的保障。

4.档案环境的破坏因素

影响档案安全的环境因素有两个方面，一是库房内的微观环境，如温度、湿度、光、灰尘、有害气体等；二是库房外的宏观环境，如地震、水灾、火灾等自然环境。无论是哪个方面的不科学、不合适，都会给档案安全带来危害。

（1）微观环境。不同载体的档案都有不同的保管条件。按照《档案馆建筑设计规范》的规定，纸质档案库、特藏档案库、音像磁带库、胶片库的温度和湿度都有不同的要求。

按照这个标准的规定，在确定了档案库房的温度、湿度后，每昼夜温度波动幅度不得大于±2℃、相对湿度波动幅度不得大于±5%。

电子档案的安全保管也对温度、湿度有特殊要求。按照档案行业标准《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75—2019）的规定，“硬磁盘的保管环境的温度范围为15℃~27℃ ;相对湿度的范围为40%~60%。在24h内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。”

每一种档案库房对于温度和湿度都有明确的规定，如果突破了标准的规定，库房之内的温度和湿度出现剧烈波动，对档案的长久保存都会产生严重的负面影响。光盘对环境的要求相对宽松一些，但环境因素同样对其生命具有重要影响。比如环境温度过高或过低会加速光盘制成材料之一的聚合塑料（聚碳酸酯）的老化，另一种制成材料铝膜层与空气接触会被慢慢氧化，灰尘可能对光盘的读取产生不利影响。为此，档案部门都要配备必要的温度、湿度调节设备，有的还配备了库房空气监控、过滤系统，对档案库房温湿度和空气环境进行严格的管控。

（2）宏观环境。影响档案安全的不只有档案库房内的环境，库房之外的自然、社会等宏观环境对档案安全同样有重要影响。我国是世界上自然灾害最为严重的国家之一，地震、水灾、火灾等自然灾害多有发生。这些灾害在对人民群众的生命和财产造成破坏的同时，也对档案安全造成了严重的影响，不少档案因此遭受了灭顶之灾。除了自然环境，特殊的社会环境也会对档案造成破坏。2008年发生的拉萨事件、瓮安事件、陇南事件，本来是一个社会事件，与档案没有直接关系，但是这几个事件的发展都波及了档案，一些单位的档案因此而受到了破坏。

最近一些年，国家掀起了几次档案馆建设高潮，改善了档案安全保管的条件，同时各个地方也加大档案工作的投入，配备了大量的档案保护设施设备，使档案安全保管条件有了很大的改善。但是，要长久保证档案安全，仅有这些设施设备还不够，还需要档案工作者的精心维护、正常使用，对于非人力所能控制的自然灾害，也还需要采取措施，积极应对，否则，档案安全也一定会因为环境问题而陷入困境。

5.安全管理上的缺陷

安全隐患无时不有、无处不在，要彻底消除档案工作中的安全隐患是不可能的。我们能够做的是通过严格的安全管理使档案安全隐患处于一种可以接受的状态。在档案安全管理中，如果没有建立严格的管理机制，明确的岗位责任，档案安全责任制将无从落实；没有完善的管理制度、明确的操作规程，档案工作人员的行为将无从规范；没有经常的教育和培训，档案工作人员的安全意识将不会增强，最新安全知识和技能无从掌握，档案安全文化无法形成，档案安全也将无法保障；没有严格的监督检查，无法评估安全制度落实情况，发现不了档案安全工作中的问题，无法采取有针对性的防范措施。档案安全管理工作中，无论哪一个方面存在缺陷、留下漏洞，迟早要发生档案安全事故。

（二）广义的档案安全

广义的档案安全除了包括档案本身的安全状态之外，还要包括确保档案安全的安全能力和安全行为。随着条件和环境的变化，档案安全状态、档案安全能力和档案安全行为三个方面的内涵也在不断地发生变化。

1.档案的安全状态

档案的安全状态指的是档案及其信息“没有危险”“不受威胁”“不出事故”，也就是档案工作人员在保证自身没有产生不安全行为的条件下，利用相关的设施设备，创造适合的档案保管环境，消除档案安全风险或将其控制在可以接受的范围内，最大限度地确保档案实体与信息的安全。

2.档案的安全能力

档案部门具有确保档案安全的能力需要有两个条件，一个是档案工作人员具有管理档案、保护档案的物质条件，另一个是档案工作人员具有能够识别风险、控制风险的能力。只有两个条件具备了，档案部门才有可能具有确保档案安全的能力。这种能力可以概括为4个方面：

一是预防能力。预防能力是档案安全工作的基础。相比较于安全事故发生后对档案的抢救，安全事故的预防更为重要。通过预防，将安全风险消灭于萌芽状态，从而避免安全事故的发生，也就是中医所说的“治未病”。要预防档案安全事故，档案部门必须完善突发事故（事件）的监测、预警体系，做到“早发现、早报告、早预警、早处置”；加强档案工作人员的安全教育，培育档案安全文化，提升档案安全意识；加强档案工作人员的培训，使之熟练档案安全操作规程，提高档案安全技能；开展档案安全风险隐患的排查，利用相关工具识别、分析档案安全风险，并对每一个档案安全风险存在的原因、演变为档案安全危险的条件以及档案安全事故发生后的严重后果有明确的认识。

二是控制能力。安全控制能力是指档案部门采取各种措施，避免档案安全事故发生或在发生档案安全事故后最大限度地降低其影响的能力，包括配备必要的档案安全设施设备，建立档案安全应急抢救机制，提高档案工作人员的安全技能，实施必要的档案安全管控措施，强化档案安全事故应急预案和演练等。档案部门只有具备了良好的安全控制能力，才能及时发现并控制引发档案安全事故的风险隐患，防止档案安全事故的发生和扩大。

三是应急能力。应急能力是指档案安全事故发生后的处置能力。根据底线思维方法，档案部门要按照“应急有预案，预警有手段，救援有队伍，联动有机制，善后有措施”的总体要求，加强档案安全事故应急管理，完善档案安全事故的预警手段，制定档案安全事故的应急预案，健全档案安全事故应急协调联动机制，确保一旦有事，能够有效组织、快速反应、高效运转、临事不乱，共同应对和处置突发事件。一些重大档案安全事故发生后，会使档案受到一定程度的破坏，为此，档案部门有必要建立人才与知识储备，以便在档案安全事故之后尽早对受灾档案进行保护性抢救，避免造成档案进一步破坏的“次生灾害”的发生。

四是监督能力。监督是档案安全工作的动力，是确保档案安全制度得到有效执行、档案安全措施得到扎实落实的重要手段。监督能力一般包括3个方面的内容：一是检查能力。通过安全检查，了解档案部门的安全状况，如档案部门确保档案安全的设施设备配备情况，有关档案安全的规章制度制定、执行情况，档案工作人员工作行为合法合规情况，开展档案安全教育和技能培训情况，档案安全文化建设情况等。二是研判能力。能够对发现的情况进行准确分析，了解每一种情况对于档案安全可能产生的影响。三是奖惩能力。对于监督检查中发现的严重违法违规的情况能够进行惩戒，表现优秀的能够进行奖励或激励。

3.档案的安全行为

档案工作的安全行为是避免档案安全事故发生、确保档案安全的重要条件，但档案工作的安全行为不是自然产生的，而是经过教育、管理、监督而形成的。其前提条件有4个：一是强烈的档案安全意识。档案安全意识是档案工作参与者对于可能造成档案和人员损坏或伤害的外在环境保持的一种戒备和警觉的心理状态。在这种心理状态的“压迫”之下，档案工作参与者会经常地保持着“安全第一”意识、遵守法律法规意识、人身安全意识，自觉使其行为符合有关规定和操作规程的要求。二是严格的安全管理制度。档案安全行为源自对法律法规、标准规范的敬畏、遵守。没有这种敬畏、遵守，安全行为不可能形成，也不可能养成习惯。因此，要确保档案安全，必须对事关档案安全的各项工作、各个业务环节制定出明确的规定、严格的规程，使档案工作中的每项工作、每一个环节都有规矩、规程可以遵循。三是经常的档案安全教育。安全法规、制度、规程再科学、再严密，要贯彻落实到位，必须以相关人员的理解、掌握为前提，档案安全教育培训是达此目的的重要手段和方式。现在档案工作设施设备越来越多样、越来越复杂，档案工作人员必须经常地学习才能正确地操作相关设施设备，增加保护档案的现代知识。四是严格的安全检查。一个单位的安全状况如何，档案安全工作的规章制度落实得怎样，档案工作人员的行为是否规范，档案安全工作还存在哪些问题，只有通过安全检查才能发现，也只有发现了问题才能有针对性地采取措施、消除隐患。

（三）档案安全是相对安全

安全是相对的，做任何事都有发生风险事故的概率。有人进行过统计和研究，算出了各类风险发生的概率，比如“骑自行车死于车祸”发生的概率为1/80000，“吃东西时噎死”发生的概率为1/160000，“被空中坠落的物体砸死”发生的概率为1/290000等等。 所以有人说，安全是不存在的，危险才是真实存在的，安全是在排除了所有危险之后产生的那个状态。在档案工作中，风险也存在于档案工作各方面、全过程，无处不在，无时不有。有些风险是表面的，可以很容易地被发现，也可以很容易地被控制和消除，但是也有一些风险涉及各个方面的因素，一时无法立即发现，有的虽然被发现了，但受到各方面条件的限制，一时无法立即消除，会在很长时间里伴随着档案工作的开展而存在；有些风险是潜在的，没有专门的人员利用专门的技术、方法，是不太容易被发现的，有些风险可能会伴随着档案工作的始终；某一时刻的档案工作安全风险虽然被消除了，但是随着环境的变化、新技术和新方法的应用，还会产生一些新的风险，如果控制不力，也有可能导致档案安全事故的发生。可以说，档案安全风险不是我们一次检查、一次整改就可以消除的。针对持续存在和不断产生的档案安全风险，我们只有不断检查、不断研判、不断整改，才能最大限度地予以控制，进而避免安全事故的发生。从这个意义上说，安全风险是一直存在的，所谓的安全只能是一定条件下的安全，是相对的安全，而不是绝对的安全，绝对的安全是不存在的。我们加强档案安全管理，只能是消除、控制现时能够发现的风险隐患，把风险隐患限制到人们能够接受的程度。

在日常工作中，我们经常提出要确保档案的“绝对安全”，这只是对档案安全工作的一种态度、一种理想的追求，是在一定条件下的绝对安全，要真正做到无条件的“绝对安全”是不可能的，也是不现实的，片面地追求“绝对安全”，其本身也是不安全的。

首先，追求“绝对安全”必然导致资源的浪费。影响档案安全的风险因素是时刻存在的，也是不断变化发展的，已经发现的风险因素消除了，还会有新的风险因素产生。我们能够实现的档案安全，是把风险隐患控制到可以接受的程度的安全，如果试图完全、彻底地消除影响档案安全的风险隐患，将不得不建设额外的安全设施，购置大量的安全设备，采取过度的安全措施，其结果不但造成有限资源的严重浪费，而且还会使许多工作无法正常开展。比如，提供档案利用是档案工作的目的，但是档案利用也会有风险隐患。有的人利用档案不细心会造成档案的损毁，有的人可能会折叠档案、撕毁档案，还有的人可能会篡改、盗窃档案，我们不能因为这些个别、偶然的事件就限制或停止档案利用，或者为每一个利用者配置一个管理人员进行“贴身服务”。这样做虽然可以保证档案的安全，但却浪费了大量的人力、物力和财力。有些档案馆位于地震带上，为了保证档案的安全，我们能够做的只能是根据历史的经验提高档案馆的建筑质量，让档案馆建筑的抗震等级高于历史上的最高地震等级。但这样做了，也不一定能保证档案的“绝对安全”。因为没有人知道将来某个时候会不会发生更高等级的地震。我们不能为了未来的“不知”而无限提高档案馆的防震抗震等级，否则，也会造成有限资源的浪费。在档案安全管理中，投入要充分，但也要适度、适当，既要保证档案的安全，也要保证经济合理，还要力所能及。单纯为了省钱而忽视档案安全条件的改善，或单纯追求“绝对安全”而不计成本地投入经费，都是不可取的。

其次，追求“绝对安全”必然导致效率的下降。安全风险有现实的，也有潜在的，还有一些是不断变化的，如果把“绝对安全”作为档案安全工作的实践目标，必然要提出更严格的要求、制定更烦琐的程序，采取更超前的措施，如此，必然导致工作过程的缓慢、工作效率的降低，甚至会导致许多工作无法正常进行。习近平总书记一再强调，要统筹发展和安全，把安全放在了与发展同等重要的位置。在档案安全与档案事业发展上，也必须把二者统筹起来，发展不忘安全，同样也不能因为“安全”而影响“发展”。在“安全”与“发展”的问题上，必须同规划、同部署、同推动、同检查。

最后，追求“绝对安全”必然导致不必要压力的增加。风险是永远存在的，在日常安全管理中，可以在“安全”与“风险”之间找到一个平衡点，在保证档案总体安全的情况下，要能够容忍一些无法消除的风险。追求“绝对安全”，就不会容忍任何安全风险的存在，就必然会采取过度的安全措施，在影响工作效率的同时，也会给档案工作人员带来一种无论如何努力也不能企及目标的压力，影响档案人员安全工作的积极性、主动性，进而也必然影响档案的安全。